GESTIONNAIRE D’UNE COOPÉRATIVE D’HABITATION

Sous la supervision du conseil d’administration, le ou la titulaire du poste sera responsable de coordonner la gestion des activités liées au bon fonctionnement administratif de la coopérative. La personne retenue sera responsable de la supervision des employés et bénévoles, de la planification, de l’organisation et du contrôle des activités liées à la gestion des ressources financières et matérielles, et de la gestion des programmes de la coopérative.

GESTION FINANCIÈRE

Établir le budget annuel de la coopérative, déterminer les frais d’occupation pour les divers types de logements, et soumettre le tout au conseil d’administration.

Assurer l’administration du programme de subventions au logement, notamment en veillant au calcul des loyers indexés sur le revenu, en fonction des renseignements obtenus pendant leur révision annuelle.

Établir les rapports annuels devant être soumis à la ville d’Ottawa, incluant la déclaration de revenu annuelle.

Établir les rapports de gestion et les états financiers mensuels et annuels, et les soumettre au conseil d’administration.

Réviser au besoin la planification de la réserve de remplacement et mettre à jour les chiffriers qui s’y rapportent (Asset Planner).

Gérer le fonds de réserve de la coopérative et les placements avec la Social Housing Services.

Préparer des demandes de financement lorsque la ville d’Ottawa ou le gouvernement provincial offrent des fonds destinés à des projets d’immobilisations, et gérer les sommes ainsi obtenues.

Établir et présenter au gouvernement fédéral les demandes de remboursement de la taxe de vente harmonisée.

Collaborer avec le vérificateur de la coopérative pour ses activités de suivi de la gestion financière et pour l’établissement des états financiers vérifiés.

Conseiller le conseil d’administration en matière de gestion financière.

Recevoir et déposer les frais d’occupation, les dépôts de sécurité et les autres dépôts (sommes versées par la ville d’Ottawa, etc.), et mettre à jour les chiffriers qui s’y rapportent.

Percevoir les paiements en souffrance et les arriérés.

Établir les frais dus par les membres ayant causé des dommages à leur logement.

Assurer la conciliation des comptes bancaires.

Administrer la petite caisse.

ADMINISTRATION GÉNÉRALE

Tenir les bases de données et les dossiers nécessaires à l’administration : listes des membres, dossiers individuels des membres, demandes d’adhésion reçues, recommandations du comité de sélection, etc.

Assurer la sécurité et la confidentialité de tous les dossiers administratifs de la coopérative et de tous les renseignements personnels que les membres sont tenus de fournir.

Concevoir des modèles de lettres ainsi que des formulaires.

Assurer la correspondance en répondant aux lettres, aux courriels et aux demandes de renseignements de nature courante.

Rédiger les rapports exigés par diverses instances, notamment par la Loi sur les sociétés coopératives et la Loi sur les services de logement.

Faire parvenir les appels pour révision interne au gestionnaire de services.

Rédiger les divers avis et notes de service d’intérêt général à l’intention des membres et veiller à ce que ces documents leur soient distribués.

Rédiger les divers avis et notes de service concernant des membres en particulier (p. ex., avis d’augmentation ou de diminution des frais d’occupation, avis d’arriérés).

Négocier des ententes de paiement et rédiger des conventions d’exécution pour le paiement des arriérés.

Réviser et corriger au besoin tous les documents émis par la coopérative.

Tenir à jour le site Web de la coopérative.

Rédiger les descriptions de tâches et les contrats du personnel et assurer la liaison entre le personnel de la coopérative et le conseil d’administration.

Diriger les employés, participer aux évaluations de leur rendement, coordonner leurs horaires, contrôler leur présence au travail, traiter leurs demandes de congé et tenir les dossiers relatifs au personnel.

Offrir un service de paie, notamment en tenant un registre des paies et des déductions à la source, en préparant la déclaration T4 de la coopérative et en versant les cotisations de l’employeur.

Traiter les griefs conformément aux règlements de la coopérative.

Établir les contrats nécessaires pour que la coopérative obtienne les services professionnels dont elle a besoin (vérification, services juridiques).

Conseiller le conseil d’administration en vue d’améliorer la gestion de la coopérative.

Réviser la couverture d’assurance et recommander des changements au besoin.

Acheter le matériel et les fournitures de bureau.

SERVICES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Aider le conseil à établir des objectifs, des règlements, des procédures et d’autres mesures de contrôle pour la coopérative.

Préparer toute l’information dont le conseil a besoin pour prendre des décisions et, si le conseil le demande, formuler des recommandations pour l’aider dans ses décisions.

Rédiger des projets de règlements en fonction des directives données par le conseil.

Travailler à la mise en œuvre stratégique et équitable des décisions du conseil.

Préparer les avis de convocation et les procès-verbaux des réunions du conseil et des assemblées des membres.

Aider le conseil à tenir les assemblées des membres, notamment en préparant la documentation et les éléments visuels nécessaires (p. ex., présentations PowerPoint).

Aider les comités du conseil à s’acquitter de leur mission.

Aider le conseil et ses comités à organiser des activités sociales communautaires et des activités de mobilisation des membres (p. ex., pour le nettoyage du terrain au printemps).

Veiller à ce que les membres du conseil et de ses comités obtiennent la formation nécessaire pour s’acquitter de leurs fonctions.

Mener des recherches et informer le conseil sur des politiques que la coopérative pourrait adopter.

Assurer la liaison entre le conseil et les associations dont la coopérative est membre (Fédération de l’habitation coopérative du Canada et Association de l’habitation coopérative de l’Est ontarien).

Représenter la coopérative auprès d’organismes externes.

Conseiller le conseil d’administration quant aux mesures à prendre auprès d’instances réglementaires et judiciaires (notamment en matière d’éviction et d’arriérés), et représenter la coopérative devant ces instances.

SERVICES AUX MEMBRES

Tenir à jour la liste du centre d’enregistrement.

Répondre aux demandes d’adhésion et les traiter, notamment en effectuant les vérifications de solvabilité.

Envoyer les lettres de refus et d’acceptation.

Préparer les conventions d’occupation et veiller à leur signature.

Fournir aux nouveaux membres les renseignements dont ils ont besoin pour connaître leurs obligations, y compris les règlements de la coopérative.

Mettre à jour annuellement les conventions d’occupation.

Traiter les avis de résiliation et les demandes de déménagement.

Fournir aux membres les documents dont ils ont besoin (p. ex., un état de leurs frais d’occupation annuels pour leur déclaration de revenus).

Assurer la liaison avec des organismes pouvant offrir des services aux membres (comme le programme d’infirmières stagiaires en santé communautaire de l’Université d’Ottawa), et collaborer avec ces organismes pour leur faciliter la tâche.

Offrir de la formation continue aux membres sur la vie coopérative et favoriser chez eux la compréhension de ce concept, notamment en ce qui concerne le bénévolat attendu de tous les membres.

Favoriser la communication entre le conseil et ses comités et les membres.

GESTION IMMOBILIÈRE

Établir et surveiller un programme d’entretien régulier et un programme d’entretien préventif des terrains, immeubles et systèmes mécaniques et électroniques.

Lorsque des travaux sont nécessaires, tenir des appels d’offres, évaluer les soumissions obtenues et formuler des recommandations au conseil quant aux fournisseurs à retenir.

Obtenir les devis et surveiller et inspecter les travaux effectués par les fournisseurs.

Administrer les contrats de services et de services publics.

Organiser les inspections annuelles des logements avec le comité d’entretien et assurer le suivi des rapports d’inspection.

Accroître le dépôt de sécurité lorsqu’un rapport d’inspection indique qu’un logement nécessitera des travaux.

Tenir une base de données sur les logements, les demandes de travaux, les travaux effectués, etc.

Acheter et payer le matériel requis pour l’entretien.

Allouer les places de stationnement et en tenir un registre.

Contrôler le système d’allocation de clés.

EXIGENCES ET COMPÉTENCES REQUISES

Baccalauréat ou diplôme en administration des affaires

Minimum de 5 années d’expérience en gestion

Maîtrise des outils de bureautique : traitement de texte, chiffrier électronique, système comptable, système internet et gestion de bases de données

Capacité éprouvée en gestion des ressources humaines, matérielles et financières

Capacité à travailler avec un conseil d’administration

Excellentes compétences en communication tant à l’oral qu’à l’écrit dans les deux langues officielles

Maitrise des logiciels de la communication virtuelle, Google Meet et Zoom. 

Excellentes compétences en service à la clientèle

L’expérience dans la gestion d’une coopérative de logement provinciale serait un atout.

QUALITÉS PERSONNELLES

Confiance en soi

Entregent et tact

Grande capacité d’autonomie

Aptitude à déléguer et à mobiliser

Aptitude à favoriser le développement des autres

EXIGENCES PARTICULIÈRES

Être en mesure de se déplacer sur le territoire de la ville d’Ottawa et posséder un permis de conduire valide.

Disposer d’une vérification des antécédents par la police en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables datant de 6 mois ou moins.

SALAIRE ANNUEL : DE 57 000 $ À 65 000 $ (PLUS AVANTAGES SOCIAUX), SELON L’EXPÉRIENCE.

DATE D’ENTRÉE EN FONCTION : LE PLUS TÔT POSSIBLE.

LA COOPÉRATIVE  EST UNE COMMUNAUTÉ FRANCOPHONE. NOUS EXAMINERONS UNIQUEMENT LES LETTRES DE PRÉSENTATION ET LES CURRICULUM VITAE SOUMIS EN FRANÇAIS.

VEUILLEZ PRÉSENTER VOTRE CANDIDATURE PAR COURRIEL À COOPCOTEEST@GMAIL.COM AVANT 12 H, LE VENDREDI 4 JUIN 2021.

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Co-operative Association of Eastern Ontario

 

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Jovette Fournier - Executive Director

 

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