ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE) D’UNE COOPÉRATIVE D’HABITATION

Temps plein, 35 h/semaine

Sous la supervision du conseil d’administration, le ou la titulaire du poste sera chargé(e) de fournir un soutien administratif et de coordonner la gestion des activités liées au bon fonctionnement administratif de la coopérative. La personne retenue sera responsable de l’organisation et du contrôle de certaines activités liées à la gestion des ressources financières et matérielles, et de la gestion des programmes de la coopérative.

DESCRIPTION DES FONCTIONS

GESTION FINANCIÈRE

  • Recevoir et déposer les frais de logement, les dépôts de sécurité et les autres dépôts (sommes versées par la ville d’Ottawa, etc.).
  • Délivrer les avis de paiement en souffrance d’arriérés.
  • Établir les frais dus par les membres ayant causé des dommages à leur logement.
  • Examiner, préparer et soumettre les factures pour paiement.
  • Entrer les données pour les budgets, fournir des mises à jour sur les écarts et effectuer les transferts de fonds.

ADMINISTRATION

  • Assurer la correspondance en répondant aux lettres, aux courriels et aux demandes de renseignements de nature courante.
  • Rédiger divers avis et notes de service d’intérêt général à l’intention des membres et veiller à ce que ces documents leur soient distribués.
  • Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, par courriel et en personne en fournissant des renseignements généraux et en dirigeant les demandes vers les sources d’information appropriées en fonction des priorités, des procédures, des protocoles et des directives du conseil d’administration.
  • Tenir les dossiers administratifs des membres et mettre à jour les bases de données.
  • Développer et maintenir des processus administratifs internes avec une approche d’amélioration continue.
  • Préparer les ordres du jour des réunions du conseil d’administration et de ses comités, assister à ces réunions et en rédiger les procès-verbaux.
  • Planifier et organiser les assemblées générales et autres événements de la coopérative.
  • Fournir des services de soutien au conseil sur une base régulière et entreprendre les recherches nécessaires relatives aux politiques de la coopérative.
  • Préparer les rapports devant être soumis à diverses instances.
  • Traiter les plaintes conformément aux règlements de la coopérative.
  • Traiter les demandes du personnel (congés de maladie, etc.).
  • Coordonner les horaires de travail des bénévoles.
  • Surveiller le bureau et les stocks de fournitures spécialisées.

GESTION IMMOBILIÈRE

  • Surveiller le programme d’entretien régulier et préventif des terrains, immeubles, systèmes mécaniques et électroniques.
  • Répondre aux demandes d’entretien des membres et coordonner les réparations avec le personnel d’entretien.
  • Mettre à jour les bases de données et les dossiers sur les logements, les demandes de travaux, les travaux effectués, etc.
  • Obtenir des devis et surveiller les travaux effectués par les fournisseurs.
  • Assurer la liaison entre les fournisseurs, le conseil d’administration, le personnel et les partenaires externes à des fins de partage et d’échange d’information et d’orientation.
  • Aviser le conseil et les comités au sujet de la répartition des logements.
  • Administrer les contrats de services et de services publics.
  • Aider le comité d’entretien pour l’inspection annuelle des logements et le suivi de l’inspection.
  • Allouer les places de stationnement et en tenir un registre.
  • Contrôler le système d’allocation de clés.
  • Acheter le matériel d’entretien et en assurer le paiement.

SERVICES AUX MEMBRES

  • Tenir à jour la liste du centre d’enregistrement.
  • Fournir des renseignements aux personnes qui demandent à devenir membres de la coopérative, et leur envoyer des lettres de refus ou d’acceptation.
  • Appuyer le comité de sélection sur une base continue.
  • Fournir tous les renseignements nécessaires aux nouveaux membres.
  • Assurer la mise à jour annuelle des contrats d’occupation.
  • Traiter les avis de résiliation et les demandes de déménagement.
  • Mettre à jour la page Web de la coopérative.
  • Favoriser la compréhension du concept de la vie coopérative en travaillant avec les comités.
  • Favoriser la communication entre le conseil, les comités et les membres.

EXIGENCES ET COMPÉTENCES REQUISES

  • Diplôme collégial en administration des affaires ou l’équivalent.
  • Maîtrise des outils de bureautique : traitement de texte, chiffrier électronique, système comptable, Internet et gestion de bases de données.
  • Capacité à travailler avec un conseil d’administration.
  • Excellentes compétences en communication à l’oral et à l’écrit en françaisé
  • Compétence fonctionnelle en anglais.
  • Maitrise des logiciels de la communication virtuelle (Google Meet et Zoom).
  • L’expérience dans la gestion d’une coopérative de logement provinciale serait un atout.

Qualités personnelles

  • Compétences organisationnelles et de résolution de problèmes, avec une attention au détail et une exactitude exceptionnelles.
  • Fortes habiletés interpersonnelles et communicationnelles.
  • Capacité à travailler de façon autonome et efficace sur divers projets en même temps.
  • Capacité à travailler dans un environnement collaboratif avec diplomatie et tact.
  • Flexibilité, bon jugement, débrouillardise, initiative et créativité éprouvés.

Exigences particulières

  • Être en mesure de se déplacer sur le territoire de la ville d’Ottawa et posséder un permis de conduire valide.
  • Disposer d’une vérification des antécédents par la police en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables datant de 6 mois ou moins.

Salaire annuel : de 42 000 $ à 49 000 $ (plus avantages sociaux), selon l’expérience.

Date d’entrée en fonction : le plus tôt possible.

La coopérative est une communauté francophone. Nous examinerons uniquement les lettres de présentation et les curriculum vitae soumis en français. Veuillez présenter votre candidature par courriel à coopcoteest@gmail.com avant 12 h, le vendredi 4 juin 2021.

Contact CHASEO

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Co-operative Association of Eastern Ontario

 

311-225 Metcalfe St., Ottawa, Ontario, K2P 1P9

 

Jovette Fournier - Executive Director

 

Email: jfournier@chaseo.coop